みなさまは一日中働いても、何も成果が出なかったと感じたことはありませんか？
一日が終わりに近づき、時計を見たときに「一体どこに時間が消えたのか？」と疑問に思ったことがあるかもしれません。
このような経験は、私たちが「シングルタスク」に集中できていないことが原因かもしれません。
シングルタスクの原則とは？
シングルタスクとは、「一度に一つのタスクだけに集中すること」です。
この方法は、余計な雑念や外部からの刺激を遮断し、目の前のタスクだけに意識を向けることで、生産性を向上させるという原則です。
誰でも、数を数えたり、お金や在庫、心拍数を数えたりする時に、ふと別のことを考えてしまい、数を数え直すことになった経験があるでしょう。
数を失う原因には大きく2つの理由があります。
- 頭の中の原因：別のことを考えていたため。
- 外部の原因：外部からの刺激により集中が奪われたため。
頭の中に複数の思考が入り混じっていると、簡単なタスクでも遂行が難しくなり、効率が下がります。
同様に、外部からの刺激に圧倒されていると、再び最初から始めなければならなくなることもあります。
マルチタスクの弊害：脳の能力が低下する
脳は一度に複数のことに注意を向けることができません。
若者の中には「同時に複数のタスクをこなせる」と自信を持っている人もいますが、これは大きな間違いです。
脳が複雑なタスクに対応する際には、前頭前皮質と呼ばれる部位が使われます。
しかし、このプロセスは無意識のうちに行われるため、自分がしっかりと集中しているのかどうかを把握することが難しいのです。
マルチタスクを試みると、脳は0.1秒以内で焦点を切り替えるよう強制されますが、その都度集中が失われるため、結果として大切な時間を浪費し、知的な能力も減少してしまいます。
生産性や効率を下げてしまう原因がここにあります。
「エネルギー」×「集中力」で成果を引き出すシングルタスク
シングルタスクは「高いエネルギー」と「鋭い集中力」を発揮することにつながります。
1つのタスクに集中し、期待以上の成果を出すことで、周囲からも信頼されるでしょう。
シングルタスクの要点は、1つのタスクだけに今この瞬間、全力で取り組むことです。
外部からの要求には応じず、まず目の前のタスクを終わらせること。
途中での切り替えは、集中力を落とす原因となりかねません。
1つのタスクに集中していると、まるで「ゾーン」に入ったような感覚が生まれます。
この状態に入ると、エネルギーが増し、幸せや安定感を感じながら、心が満たされ、結果として高い生産性が得られます。
脳機能の維持のために：1つのタスクに集中する重要性
一度に複数の刺激にさらされ続けると、脳の機能も低下します。
特に前頭前皮質が萎縮し、ストレスホルモンであるコルチゾールの放出により、思考力や判断力が下がるため、マルチタスクを続けると、脳はより多くの負荷を感じ、負担を抱え込むことになります。
「フロー」に入るために：完全な集中と没入
シングルタスクに集中し、完全に没入することで、心理学者ミハイ・チクセントが提唱する「フロー」状態に入ることができます。
フロー状態では、通常よりも高い能力を発揮し、活力や幸福感、安心感が高まるため、より高い成果が得られます。
シングルタスクを習慣化する方法
- 「3日分」のタスクを書き出す
平均的な3日間を選び、その日行った主要なタスクを記録しましょう。
何にどれくらいの時間を使ったか、振り返りができるように書き出すことが重要です。 - 最も重要なタスクを先に取り組む
取り組むべきだが気が進まないタスクがある場合、朝一番で取り組むと良いでしょう。
重要なタスクを後回しにすると、他のタスクへの集中力が落ちてしまいます。 - タスクリストを活用する
「やるべきこと」をリストにして、仕事に取りかかる前に必ずチェックしましょう。
これにより、頭の中の整理ができ、仕事の効率も上がります。 - 似たタスクをまとめて処理する
似たようなタスクを同じ時間帯にまとめて行うことで、集中力が分散するのを防ぐことができます。
例えば、メールの返信や会議の報告、上司への報告などを同じ時間帯に行うと良いでしょう。 - 「1×10×1」システムの活用
1分で完了するタスクはすぐに片付け、10分以内で終わるタスクはなるべく朝のうちに処理しましょう。
1時間以上かかるタスクは数日のスケジュールに組み込み、毎朝その日の最初に整理すると効率的です。
日々のシングルタスク力を高めるために
具体的な方法を決めて実践してみましょう。
例えば、「タスクリストなしでは仕事をしない」「報告・連絡・相談をその場でする」「会議中は会議に集中する」などを意識して実践することで、シングルタスクの習慣が身についていきます。
また、集中力が途切れないようにするために、日々の成果を記録し、達成できた日には自分にご褒美を与えることで、モチベーションも保つことができます。
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効率よく仕事や日常のタスクを進めるシングルタスクの原則は、相続手続きにも応用できます。
相続は複数の手続きが絡み合う複雑なプロセスであり、やるべきことが次々と発生します。
焦らず1つずつタスクを片付けるシングルタスクの考え方が、相続手続きにも効果的です。
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